Smart Workspace: Zeit und Raum im Wandel

Wie sehen Arbeitsplätze in Zukunft aus? Und wo liegt die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit? Mit diesen Fragen beschäftigt sich Microsoft Deutschland nicht erst seitdem der Mietvertrag des bisherigen Bürokomplexes in Unterschleißheim sich dem Ende näherte. Microsoft hat mit seinen Produkten schon früh den Weg geebnet für selbstbestimmtes, flexibles Arbeiten unabhängig von Raum und Zeit. So nahm die deutsche Niederlassung des globalen Konzerns den Standortwechsel zum Anlass, um gewohnte Strukturen aufzubrechen und ein komplett neues Arbeitskonzept, den „Smart Workspace“, zu entwerfen.

Schon 1998 führte Microsoft Deutschland die Vertrauensarbeitszeit ein, 2014 folgte eine Betriebsvereinbarung zum Vertrauensarbeitsort. Im Rahmen des Umzugs in die Walter-Gropius-Straße in München-Schwabing löste Microsoft nun auch alte und vor allem starre Bürostrukturen völlig auf. Heute steht es den Beschäftigten nicht nur frei, wann sie arbeiten, sondern auch wo – und das auch innerhalb des Büros. Wer nicht zu Hause oder von unterwegs arbeitet, kann sich in dem neuen Bürokomplex zwischen unterschiedlichen Arbeitsbereichen entscheiden. Festnetztelefone gibt es nicht mehr. Kommuniziert wird über Smartphone und Notebook, via Skype, Yammer und andere Kommunikations- und Interaktionsplattformen.

Ob Einzelarbeit, Interviews, Kleingruppengespräche oder große Konferenzen: Für jedes Anliegen stehen unterschiedliche Räume und Flächen zur Verfügung. Dennoch bietet das Unternehmen auch Raum für Persönliches: Beschreibbare Schließfächer lassen sich individuell gestalten, Teamregale dekorieren und das klassische Familienfoto haben die Beschäftigten auf ihrem Laptop statt auf dem Tisch.

Das Bürokonzept für das Arbeiten 4.0 hat Microsoft Deutschland in enger Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation in Stuttgart entwickelt. Dabei war neben verschiedenen Arbeitsbereichen auch wichtig, dass das Atrium mit dem Showroom-Café „The Digital Eatery“ für die Öffentlichkeit zugänglich ist, um Interessierten die Möglichkeit zu geben, Microsoft kennenzulernen sowie Produkte und Services selbst auszuprobieren.

Der komplette Änderungsprozess fand in enger Abstimmung mit dem Betriebsrat und den Beschäftigten statt. Um so viele Beschäftigte wie möglich zu erreichen, setzte Microsoft Deutschland sogenannte „Change Agents“ ein – Beschäftigte, die Themen der Umstrukturierung in die jeweiligen Teams trugen und dort Feedback aufnahmen. Nur so konnte ein solch großes Projekt reibungslos realisiert werden.