Buchhaltung 4.0 – der Experimentierraum der Steuerberatungskanzlei Heddens

Alles digital: Veränderungen in der Steuerberatung

Bei der Steuerberatung lassen sich besonders tiefgreifende Veränderungen durch die Digitalisierung ausmachen. Die Kernarbeit besteht neben der tatsächlichen Beratung aus der Buchführung sowie der Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen. Grundlage für diese Tätigkeiten ist die Buchhaltung. In den letzten Jahren wurden Softwares entwickelt, die die klassische Buchhaltung, wie sie in den meisten Unternehmen derzeit stattfindet, vollkommen umgestalten können. Digitale Programme lesen Rechnungen aus, verbuchen sie im System – und sparen dadurch Zeit sowie Medienbrüche von digital auf analog und umgekehrt. Die händische Arbeit von Buchhaltern wird dadurch weitestgehend obsolet. Einer der Vorreiter, der die Chance dieser Entwicklung erkannt und seine Arbeit daraufhin ausgerichtet hat, ist die Steuerberatungskanzlei Heddens.

Auf den Schreibtisch des Mandanten

Kanzleiinhaber Arno Heddens hat das Geschäftsmodell seiner Kanzlei grundlegend geändert. Sein Motto lautet: weg vom Schreibtisch des Steuerberaters hin zum Schreibtisch des Mandanten. Für die tägliche Arbeit heißt das eine verstärkte Beratungsleistung und die Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen – was wiederum die Veränderung der Struktur und Arbeitsweisen der Kanzlei sowie eine notwendige Qualifizierung der Mitarbeitenden bedeutet. Für die Einleitung dieses Prozesses nahm die Kanzlei die Unterstützung des vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales und vom Europäischen Sozialfonds geförderten Programms "unternehmensWert:Mensch (uWM)" in Anspruch. Mit einem externen uWM-Berater wurden unter anderem Mitarbeitergespräche zur bevorstehenden Umgestaltung geführt. Dabei kam heraus: Die Mitarbeitenden wollen und müssen beim Prozess mitgenommen und eingebunden werden, damit die Restrukturierung erfolgreich werden kann. Außerdem brauche es eine aktive Wissens- und Kompetenzvermittlung sowie eine strategisch ausgerichtete Personalführung. Vor allem bei der intensivierten Beratung zu Digitalisierungsprozessen stellte sich die Frage: Wer in der Kanzlei macht das?

Das Feuer entzünden

Um diese Fragen zu lösen, setzte Kanzleiinhaber Heddens auf ein sich gegenseitiges Anstecken mit Begeisterung. Die Mitarbeitenden hatten die Freiheit, Rollen und Aufgaben zu übernehmen, für die sie sich interessieren und an denen sie Freude haben. Durch dieses Erfolgsgefühl gab es von den Mitarbeitenden Unterstützung und Akzeptanz für den neuen Weg, den die Kanzlei einschlug. Doch wie bei jedem Veränderungsprozess begegnete der Kanzleiinhaber auch Ängsten und Widerständen angesichts der Ungewissheit, wie die künftige Arbeit aussehen würde. Die Veränderungen brachten unbekannte und neue Tätigkeiten mit sich, für die die Mitarbeitenden ihre Komfortzone teilweise verlassen mussten – was für einige Mitarbeitende nicht ganz einfach war. Um die Ängste vor dem "Unbekannten" abzubauen und alle Mitarbeitenden ins Boot zu holen, wurde an alltäglichen Arbeitsschritten konkret gezeigt, was sich ändert. So hatten die Mitarbeitenden einen niedrigschwelligen Zugang zu den neuen Prozessen – und lernten nach dem Prinzip Learning by Doing mit den digitalen Programmen umzugehen und sie richtig einzusetzen.

Zusammenarbeit mit dem Mandanten

Eine komplett digitalisierte Buchhaltung ist auch für viele Mandanten ungewohnt. Nach der Erfahrung von Kanzleiinhaber Heddens ist gerade die Buchhaltung die Abteilung in Unternehmen, die am wenigsten beim digitalen Fortschritt mitgenommen wird. Die Mehrheit der Mandanten steht der Idee aber offen gegenüber. Bei einem neuen Auftrag schauen sich die Mitarbeitenden der Kanzlei die Technik beim Kunden vor Ort an, um die Möglichkeiten für den Digitalisierungsprozess abzuklopfen. Jeder Mandant bringt andere technische Voraussetzungen und Spielräume mit. Für die erfolgreiche Zusammenarbeit ist wichtig, die Bedürfnisse des Mandanten, die technischen Möglichkeiten und die richtigen Mitarbeitenden der Kanzlei je nach ihren Stärken im Digitalisierungs- und Beratungsprozess zusammenzubringen. So entsteht bei jedem Auftrag etwas Neues.

unternehmensWert:Mensch plus

Das Programm "unternehmensWert:Mensch plus" richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit weniger als 250 Beschäftigten, die sich im Rahmen betrieblicher Lern- und Experimentierräume mit dem Thema Digitalisierung beschäftigen möchten. Teilnehmende Unternehmen werden in einem strukturierten Prozess individuell von einer akkreditierten Unternehmensberaterin oder einem Unternehmensberater unterstützt. Das Programm wird vom Europäischen Sozialfonds und vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales finanziert. Weitere Informationen finden Sie unter: www.unternehmens-wert-mensch.de/uwm-plus.