Virtueller Roundtable mit Dr. Björn Appelmann

Die Stadt Karlsruhe hat sich zum Ziel gesetzt, zeitintensive und wenig durchschaubare Entscheidungsprozesse in der städtischen Verwaltung zu beenden. Dazu wurde das Projekt "IQ – Einführung einer innovativen Querstruktur in der Stadtverwaltung" ins Leben gerufen. Hierbei werden neue innovative und agile Formen der Zusammenarbeit etabliert, die Fach- und Hierarchiegrenzen überwinden und die Stadtgesellschaft in Planungsprozesse mit einbeziehen. IQ hat dabei den Anspruch einer frühzeitigen Quervernetzung, die Beteiligung aller Akteure sowie Prozesstransparent nach Innen und Außen.

Welche Chancen, aber auch Herausforderungen dieses Um- und Neudenken von städtischen Verwaltungsstrukturen mit sich bringt, wurde im dritten Roundtable am 23. November 2017 per Videochat diskutiert. Hier finden Sie einige ausgewählte Fragen und Antworten von Dr. Björn Appelmann:

  • Wie haben sich die Verantwortlichkeiten für den Einzelnen geändert?

    Dr. Björn Appelmann: Wir befinden uns in einem Lernprozess, bei dem wir nach und nach erproben, wie wir zu agilerem Arbeiten kommen können. Einige Mitarbeiter aber auch Führungskräfte empfinden die Projektarbeit aktuell noch als zusätzliche Arbeit, die on top kommt. Mit der Einführung der neuen Querstruktur soll aber nicht mehr Arbeit entstehen – ganz im Gegenteil: Die Arbeit soll auf mehrere Schultern verteilt werden. Es muss bspw. nicht immer die Amtsleitung in dem Projekt sitzen, hier kann auch ein Fachexperte, der am Ende mehr in der Praxis umsetzt, mitarbeiten. Wir gehen davon aus, dass dieser sich mit seiner Amtsleitung austauscht und sich der kulturelle Wandel vollzieht. Aktuell stehen wir noch sehr am Anfang, die Beteiligten wissen nicht genau wohin das führt und die Verantwortlichen haben noch Schwierigkeiten zu delegieren. Hier muss man den Projektgruppen Vertrauen schenken und sich darauf verlassen, dass innerhalb der Gruppen ein Austausch stattfindet und im Sinne des Amtes gehandelt wird. Dieses gedankliche Loslassen ist sehr wichtig.

  • Wie werden die Beschäftigten bei IQ einbezogen?

    Dr. Björn Appelmann: Wir wollen mit dem Projekt auch eine neue Kultur in der Verwaltung etablieren, dabei arbeiten wir sehr mitarbeiterorientiert. Neben Workshops konnten sich die Beschäftigten auch über digitale Plattformen informieren und beteiligen. Zudem haben wir eine Art Unternehmenscheck entwickelt, bei dem die Mitarbeiter befragt wurden und die Möglichkeit bekamen, den Führungskräften Feedback zu geben. Wir haben aber auch klassische Wege gewählt und Flyer verschickt, in denen das Projekt IQ für alle erklärt wird. Bald starten wir auch mit Live-Formaten, z.B. einer Hausmesse bei der IQ-Akteure und Mitarbeitende in Kontakt kommen und sich austauschen können.

  • Wie gehen Sie bei IQ mit dem Wandel der Kultur in der Belegschaft um?

    Dr. Björn Appelmann: Wir wollen in unserem Projekt mit guten Beispielen arbeiten. Natürlich können Sie in schmissigen Vorträgen erzählen, wie man alles viel besser machen könnte. Aber das allein zündet nicht. Viel wichtiger ist z.B. die Unterstützung dieses Wandels durch den Oberbürgermeister, der noch mal betont, dass es einen Anspruch der Zivilgesellschaft an uns als Verwaltung gibt. Darüberhinaus möchten wir nun mit unseren Projekten in die Praxis gehen und neue Arbeitsweisen exemplarisch mit mutigen und experimentierfreudigen Projektleitungen ausprobieren.

    Dieser gemeinsame Austausch, bei dem schon einiges wächst, muss nun auch kommuniziert werden. Aus diesem Grund bespielen wir das Thema interne Kommunikation jetzt noch mal viel bewusster und denken auch hier neu. Wichtig ist uns hierbei vor allem, Best Practice Beispiele zu zeigen. Auf diese Meldungen kontaktierten uns bereits andere Interessierte, die diese neue Arbeitsweise z.B. auch bei ihnen in der Kita genau so umsetzen möchten. Da melden sich Leute bei denen hätten Sie nie gedacht, dass dieses Thema für sie relevant ist. Nur so können wir sukzessive einen Kulturwandel erreichen, nur so schaffen wir positiv gestimmte Multiplikatoren. Und genau die brauchen wir.