„Volles Vertrauen: Strategische Mitbestimmung in hierarchiefreien Arbeitsstrukturen“

Um agiler zu werden und mit den immer neuen Anforderungen der fortschreitenden Digitalisierung Schritt halten zu können, hat das seit 1996 existierende Softwareunternehmen //SEIBERT/MEDIA vor etwa acht Jahren mit einer umfassenden Umstrukturierung begonnen und hierarchische Strukturen aufgebrochen. Zudem schuf das Unternehmen für seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neue Möglichkeiten der Mitbestimmung sowie größere Freiräume zum Experimentieren und Gestalten.

Agiles Arbeiten in interdisziplinären Teams

Der Impuls zur internen Umstrukturierung ging von zwei Mitarbeitern aus, die mit Unterstützung der Geschäftsführung zunächst ein kleines Pilotprojekt zum Thema agile Softwareentwicklung starteten. Dabei bildete sich ein fünfköpfiges Projektteam, das agiles Arbeiten nach Scrum ausprobierte. Andere Teams fühlten sich dadurch motiviert und so beschloss //SEIBERT/MEDIA eine umfassende Umstrukturierung des gesamten Unternehmens. Heute arbeiten alle der rund 140 Angestellten komplett ohne formelle Hierarchien in interdisziplinären Teams zusammen. Jedes Team verfügt über das notwendige Knowhow und die personellen Ressourcen, seine Aufgaben eigenständig und selbstorganisiert bearbeiten zu können. Das Unternehmen vertraut und baut darauf, dass sich Führung und Entscheidungskompetenz je nach Aufgabenstellung aus der Expertise der fachlich spezialisierten Teammitglieder ergeben. Eine zentrale Herausforderung ist dabei, Entscheidungsfindungen zu ermöglichen. Damit sich meinungsstarke Personen nicht immer gegen stillere Kolleginnen und Kollegen durchsetzen aber Verantwortlichkeiten dennoch – wenngleich ohne klassische hierarchische Strukturen – klar geregelt sind, hat das Unternehmen ein digitales schwarzes Brett, ein sogenanntes "Wer darf was?-Board", initiiert. Dieses zeigt beispielhaft verschiedene Arbeitssituationen, aus denen hervorgeht, wer was entscheiden darf, wer wann beratend hinzugezogen werden muss und wer wann welche Verantwortung trägt. Entscheidungen werden von unterschiedlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern getroffen – je nach Situation und Fachkompetenz.

Beteiligung: strategische Entscheidungen gemeinsam treffen

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der //SEIBERT/MEDIA GmbH werden neben der Produktentwicklung auch an der Gestaltung der Unternehmensausrichtung wie zum Beispiel an der strategischen Planung umfassend beteiligt. Unter dem Titel "Agile-Org" wurde ein kontinuierlicher Optimierungsprozess in Gang gesetzt – regelmäßig nehmen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neue Veränderungsthemen vor und bearbeiten diese eigenständig. Jeder kann dabei seine Ideen einbringen. Die Basis für eine stärkere Beteiligung bilden Elemente aus der Software-Entwicklung. Die Angestellten nutzen ein internes Wiki sowie den darin integrierten Microblog zum Teilen und Diskutieren von Ideen. Im Microblog entstandene Ideen können dann in einem für alle öffentlichen wöchentlichen Meeting, dem "Agile-Org Weekly", eingebracht werden. Mithilfe eines Kanban-Boards werden dann für alle sichtbar Themen und deren Bearbeitungsstatus festgehalten. Ausgebildete Scrum Master und Agile Coaches helfen bei der Koordination sowie dem Kickoff zur Bearbeitung neu eingebrachter Themenvorschläge.

Als //SEIBERT/MEDIA noch weniger als 50 Angestellte hatte, trafen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter strategische Entscheidungen nach dem Prinzip der Einstimmigkeit. Als das Unternehmen jedoch zunehmend größer wurde, erwies sich dieses Entscheidungsverfahren als nicht mehr handhabbar und man einigte sich stattdessen auf den Konsent, also eine Entscheidung ohne schwerwiegenden Einwand gegen diese. Situationsbezogen wird auch von Zeit zu Zeit auf das innovative Entscheidungsverfahren systemisches Konsensieren zurückgegriffen. Dabei entscheidet sich die Gruppe für die Option, mit der geringsten Ablehnung. Dieses Verfahren ist jedoch relativ aufwendig und wird daher bei //SEIBERT/MEDIA nur bei speziellen Fragestellungen verwendet. Die Entscheidung nach Konsens wird zunehmend durch ein drittes Verfahren abgelöst, den konsultativen Gruppenentscheid: es entscheiden nicht mehr alle, sondern nur noch ein ausgewählter Personenkreis von maximal fünf Personen. Dieser wird im Vorfeld der Abstimmung von allen Anwesenden demokratisch gewählt.

Gehaltsfindung: ein demokratischer Prozess

Auch die Gehaltsfindung ist ein demokratischer Prozess. Ursprünglich haben bei //SEIBERT/MEDIA die Gesellschafter über die Gehälter entschieden. Doch bei über 140 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern fehlte dafür irgendwann der Überblick, sodass das Unternehmen den Gehaltsfindungsprozess umstrukturierte. Seit zwei Jahren gibt es einen sogenannten "Gehaltscheckerkreis", bestehend aus circa sechs bis zehn Personen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wählen je zwei Vertreterinnen und Vertreter, von denen sie glauben, dass diese eine für alle faire Entscheidung treffen können. Die Gewählten legen dann in themenspezifischen Gruppen, die für unterschiedliche Mitarbeiterpositionen und -funktionen zuständig sind, die Gehälter für das nächste Jahr fest.

Hackathons: Freiräume zum Experimentieren

//SEIBERT/MEDIA ist generell offen dafür, immer wieder Neues auszuprobieren – auch im Arbeitsalltag. Mit sogenannten "Hackathons" ermutigt das Unternehmen seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zweimal jährlich ganz bewusst zum Experimentieren. Ziel der experimentellen Entwicklungsveranstaltungen ist es, innerhalb von 24 Stunden gemeinsam in kleinen interdisziplinären Teams nützliche, kreative oder unterhaltsame Softwareprototypen zu entwickeln. Scheitern ist dabei ausdrücklich erlaubt. Die Themen bestimmen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer selbst.

Die Umstrukturierung hin zu einer immer agileren Organisation ist für das IT-Unternehmen noch lange nicht abgeschlossen sondern ein fortlaufender Prozess, der kontinuierlich vorangetrieben wird. Die hohe Mitarbeiterzufriedenheit, die durch regelmäßige Umfragen gemessen wird, bestätigt dessen Erfolg. Einzelne Maßnahmen, wie der veränderte Gehaltsfindungsprozess, wurden zudem durch wissenschaftliche Erhebungen der Universität Zürich begleitet.