Der "Schontag" – ungestörte Besprechungen im wöchentlichen Barcamp

quäntchen + glück wurde 2010 als Agentur für Onlinekommunikation gegründet, hat sich mittlerweile aber hin zu strategischer Beratung entwickelt. Die Beraterinnen und Berater des Darmstädter Unternehmens begleiten insbesondere Unternehmen mittlerer Größe dabei, Geschäftsmodelle, Produkte und eine Unternehmenskultur zu entwickeln, die der Digitalisierung gewachsen sind. Um dabei selbst auch Vorbild im Bereich New Work zu sein, experimentiert quäntchen + glück mit unterschiedlichen Methoden und hat mit dem "Schontag" ein innovatives Format für Projektbesprechungen und internes Wissensmanagement gefunden.

New Work als Betriebssystem

Schon seit Unternehmensgründung gelten bei quäntchen + glück ungewöhnliche Regeln wie etwa ein Einheitsgehalt, eine Urlaubsflatrate und unterschiedlichste, individuelle Arbeitszeitmodelle. Diese Prinzipien bedeuten viel Freiheit für die einzelnen Mitarbeitenden, brachten aber auch Herausforderungen mit sich: Der Aufwand für das Projektmanagement war enorm, wenn alle am Projekt Beteiligten zu unterschiedlichen Zeiten und von unterschiedlichen Orten arbeiten. Außerdem wünschten sich die Mitarbeitenden eine klarere Verantwortungs- und Aufgabenverteilung und mehr interdisziplinäres Arbeiten. Auf dem "quämp", einer jährlichen Klausur zur Weiterentwicklung der eigenen Strukturen, entstand die Idee, einen kompletten Tag pro Woche fest für Projektabsprachen und sonstigen internen Austausch zu nutzen – dafür aber alle anderen Tage genau davon zu befreien. Aus der Idee wurde gemeinsam der „Schontag“ entwickelt und ausprobiert. Heute ist das Format fester Bestandteil der Arbeitswoche.

Montag ist "Schontag"

Montags sind bei quäntchen + glück nur der Anrufbeantworter und automatische Mailresponder erreichbar. Trotzdem besteht an diesem Tag – als einzigem in der Woche – Anwesenheitspflicht für alle Mitarbeitenden. Denn montags finden von morgens bis nachmittags im Barcamp-Format interne Besprechungen statt. Der Tag ist straff durchgetaktet, Ablauf und Zeitfenster sind genau festgelegt: Auf eine Einstiegsrunde, in der die aktuelle Stimmungslage abgefragt wird, folgen mehrere 15-minütige Besprechungen der Projektteams und der Fachbereiche. Nach einem gemeinsamen Mittagessen geht es mit vier Sessions à 15 bis 60 Minuten weiter. Diese können – falls nötig – für weitere Projektbesprechungen genutzt, aber auch mit ganz anderen Themen gefüllt werden. Von Eins-zu-eins-Gesprächen über fachlichen Input und Retrospektiven auf abgeschlossene Projekte bis hin zur Besprechung technischer und struktureller Probleme ist alles möglich. Auch interne Wissensweitergabe hat ihren Platz. Hat jemand ein gutes Buch gelesen? Einen interessanten Workshop besucht? Ein neues Tool ausprobiert? Das alles lässt sich in 15 bis 60 Minuten mit den Kolleginnen und Kollegen teilen. Im Lauf des "Schontags" erstellt jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter für sich einen Wochenplan mit den anstehenden Aufgaben. Zum Tagesabschluss werden in großer Runde die einzelnen Auslastungen besprochen, um zu überprüfen, ob Aufgaben und Ressourcen zusammenpassen. Außerdem wird eine Übersicht erstellt, wer wann in der Woche von wo arbeitet. Ziel des "Schontags" ist, dass den Rest der Woche alle gut und eigenständig arbeiten können und es keine weiteren größeren, vor allem projektsteuernden Absprachen mehr braucht.

Gemeinsam entwickelt und ausprobiert

Der "Schontag" hat auf seinem Weg zum jetzigen Format schon einige Veränderungen hinter sich – vor allem bezogen auf den genauen zeitlichen Ablauf. Wie lang oder kurz eine Session sein sollte, wie viele Sessions an einem Tag machbar sind und wann und wie lange es Pausen braucht, probierten die Mitarbeitenden über mehrere Wochen aus und passten das Format immer wieder an. Vor allem während der Einführungsphase diente eine Feedbackrunde am Ende jedes "Schontags" dazu, die Eindrücke und Wünsche der Mitarbeitenden zu sammeln. Außerdem führte das Unternehmen eine anonyme Umfrage durch. Ergebnis: Die Mitarbeitenden empfinden ihre Arbeit durch den "Schontag" als besser strukturiert, die Aufgabenverteilung ist klarer, der interdisziplinäre Austausch besser. Außerdem sehen sie in dem Format einen Raum, um ihren Anliegen Gehör zu verschaffen und mitzubekommen, woran die Kolleginnen und Kollegen arbeiten.

Nächster Schritt: Offener "Schontag"

Auch die Rückmeldung von Kundenseite ist durchweg positiv. Viele Kunden sind an dem Format sogar so interessiert, dass sie es sich gerne einmal live anschauen möchten. Daher arbeitet quäntchen + glück gerade an einem Konzept für einen offenen "Schontag". Klar ist bereits: Wollen Externe einen "Schontag" besuchen, müssen sie sich aktiv beteiligen, das heißt selbst Sessions anbieten und leiten. Welche Inhalte aber generell für einen solchen offenen Tag geeignet sind und wie sich das genau realisieren lässt, sind Fragen, an denen das Unternehmen aktuell arbeitet.