Experimentierraum "Flexwork"

"Flexwork": orts- und zeitflexibles Arbeiten optimal organisieren

Flexible Arbeit, wie beispielsweise regelmäßige Homeoffice-Tage oder individuelle Teilzeitvereinbarungen, gibt es bei der DKB schon länger. Doch die Bank wollte das Thema Flexibilität systematisch und ganzheitlich angehen, daher setzte sie das Projekt "Flexwork" auf.

Ziel dabei ist es, allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein bestmögliches zeit- und ortsflexibles Arbeiten zu ermöglichen. Das heißt, dass perspektivisch jeder im Unternehmen – auch unregelmäßig – die Möglichkeit haben soll, spontan zeit- und ortsflexibel zu arbeiten – passend zu den eigenen Aufgaben und mit optimaler technischer Unterstützung.

Das Projekt "Flexwork" startete mit zwei Pilotgruppenphasen in Unternehmensbereichen der Zentrale sowie in repräsentativen Standorten, von denen aus die Geschäftskunden der DKB betreut werden. Ziel der Pilotgruppenphasen ist es, flexibles Arbeiten in der Praxis zu erproben und dabei zu überprüfen, welche organisatorischen, personellen und technologischen Voraussetzungen bereits gegeben sind und welche gegebenenfalls noch zu schaffen sind.

Mitbestimmung: Unternehmen bindet Betriebsrat und Belegschaft mit ein

Darüber hinaus geht es darum, Erkenntnisse für die Einführung im gesamten Unternehmen zu gewinnen. Der Betriebsrat war von Anfang an eng eingebunden. Vorstand und Betriebsrat sind sich sehr einig darüber, dass ein Ausbau des flexiblen Arbeitens sehr wichtig für die DKB ist: Es kann, wenn es gut umgesetzt ist, einen großen Beitrag für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens, die Attraktivität als Arbeitgeber, eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben etc. leisten.

In einem systematischen Prozess erarbeiteten schließlich Projektleitung, Führungskräfte und Mitarbeitende konkrete Maßnahmen, die ein für alle Beteiligten gelungenes flexibles Arbeiten ermöglichen. Fragestellungen, beispielsweise zu den Themen Kommunikation, Erreichbarkeit, technische Voraussetzungen oder gerechte Aufgabenverteilung, wurden so bereits vorab gemeinsam betrachtet und mit individuellen Regelungen in den jeweiligen Teams gelöst. Moderiert und wissenschaftlich evaluiert wird das Projekt vom Fraunhofer Institut für Arbeitswissenschaft und Organisation (IAO).

Flexibilität ausprobieren: DKB startet Pilotphase mit moderierten Team-Workshops

Aus der ersten Pilotgruppenphase ergaben sich bereits einige konkrete Vereinbarungen. So wurden in den moderierten Team-Workshops Festlegungen in Bezug auf Mediennutzung, Erreichbarkeit und gegebenenfalls erforderliche Präsenz getroffen. Die Telefonanlage beispielsweise wurde technisch so programmiert, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit ohne viel Aufwand Rufumleitungen einrichten können, ohne dafür Kolleginnen oder Kollegen im Büro um Unterstützung bitten zu müssen.

Die Führungskräfte wurden im Rahmen eines separaten Termins für die Herausforderungen für die  "Führung über Distanz" sensibilisiert. Außerdem erhielten alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer moderne mobile Endgeräte und Software, die das orts- und zeitflexible Arbeiten erleichtern. Ein Beispiel: Die Dokumentation von Kundenterminen ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Geschäftskunden vor Ort betreuen und deshalb viele Termine bei den Kunden haben, in Zukunft wesentlich leichter. Sie können die erforderliche Dokumentation nun auch digital von Zuhause oder unterwegs aus übermitteln und ihre Informationen so mit ihren Kollegen teilen.

Aktuell läuft eine zweite Pilotgruppenphase. Alle Teams beteiligten sich freiwillig an dem Projekt und das  Interesse daran war von Anfang sehr groß. Auch das zeigt, dass mit "Flexwork" auf einen vorhandenen Bedarf reagiert wird.