Abseits der gewohnten Strukturen: die Ideenwerkstatt des Bundesverwaltungsamts

Herausforderung "Arbeitsplatz der Zukunft"

Das Bundesverwaltungsamt (BVA) hat als klassische Behörde gewachsene Strukturen, etablierte Prozesse und klare Hierarchien. Mit zunehmender Digitalisierung verändern sich die Arbeitsprozesse sowie die Behördenkultur. Komplexität durch Parallelität und die Geschwindigkeit der Arbeit nehmen zu. Themen wie flexibles Arbeiten, neue Arbeitszeitmodelle und agile Arbeitsweisen gewinnen an Bedeutung. Diesen Veränderungen gilt es vorausschauend zu begegnen. Dafür hat sich das BVA das Ziel gesetzt, den Arbeitsplatz der Zukunft neu zu denken und zu gestalten. Da die damit einhergehenden Veränderungen alle Bereiche betreffen und zudem sehr komplex sind, stellte das BVA sich die Frage, wie es dieses Vorhaben umfassend und vernetzt angehen kann. Besonders wichtig ist dabei, die über 5.500 Mitarbeitenden in elf Abteilungen und an 20 Standorten gleichermaßen einzubeziehen.

Strukturen aufbrechen: das Format Ideenwerkstatt

2016 führte das BVA daher ein neues Format ein, das sich mit allen Fragen rund um den Arbeitsplatz der Zukunft beschäftigt. Die sogenannte Ideenwerkstatt besteht losgelöst von den sonstigen organisatorischen Strukturen, das heißt, sie gehört keiner Abteilung oder Projektgruppe an. Zudem ist die Werkstatt hierarchielos aufgebaut, sodass in ihr auf Augenhöhe gearbeitet wird. Somit sind bereits das Format und die Arbeitsweise der Ideenwerkstatt ein innovativer und bedeutender Schritt für das BVA. Die Ideenwerkstatt hat für den Arbeitsplatz der Zukunft ein Modell mit vier Bausteinen (Digitalisierung, Liegenschaften, Personal und Organisation) entwickelt. Wichtig ist dabei der Ansatz, die Bausteine im Gesamtzusammenhang und mit ihren Abhängigkeiten untereinander zu betrachten.

Einstiegsmethoden: Plakataktion und Themencluster

Zur Einbindung aller Kolleginnen und Kollegen führte die Ideenwerkstatt eine große Plakat-Aktion durch. Die Mitarbeitenden an allen Standorten konnten auf Plakate schreiben, welche Themen bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes der Zukunft eine Rolle spielen sollen. Die daraus entstandenen Themencluster wurden dann erneut auf Plakaten ausgehängt, auf denen die Mitarbeitenden sie priorisieren konnten. Auf diese Weise gelang es dem BVA, einfach und unkompliziert eine Vielzahl an Mitarbeitenden einzubeziehen. Gleichzeitig konnten die in den Augen der Belegschaft relevantesten Themen herausgefunden werden, mit denen sich die Ideenwerkstatt nun beschäftigt: "Kompetenz statt Hierarche", "Raumgestaltungskonzepte" und "Neue Arbeitszeitmodelle".

Die Ideenwerkstatt besteht aus etwa zwölf Personen, die vorrangig aus thematisch naheliegenden Abteilungen wie etwa der strategischen Steuerung, der Öffentlichkeitsarbeit oder dem Veränderungsmanagement kommen. Einmal im Monat trifft sich das gesamte Kernteam der Ideenwerkstatt, in der Zwischenzeit arbeiten kleinere Gruppen an konkreten Fragestellungen. Die Ideenwerkstatt hat keine Leitung im hierarchischen Sinne. Stattdessen werden themen- und aufgabenbezogen Verantwortlichkeiten übernommen. Dies erfolgt über eine zentrale Koordination innerhalb der Werkstatt.

Arbeitszeitmodelle und Kreativräume: erste Ergebnisse der Ideenwerkstatt

Aktuell entwickelt die Ideenwerkstatt zu unterschiedlichen Themen Konzepte und konkrete Maßnahmen, die im Anschluss in Pilotprojekten getestet und evaluiert werden. Ganz im Sinne eines Experimentierraums ist dabei ausdrücklich erwünscht, dass Ideen und Maßnahmen auch wieder verworfen werden, wenn sie sich in der Praxis nicht bewähren. Eines der ersten Ergebnisse der Werkstatt aus dem Bereich „Raumgestaltungskonzepte“ ist die Einrichtung zweier Kreativräume, die ein Arbeiten mit innovativen Methoden wie dem Design Thinking ermöglichen sollen, sowie ein eigener Raum für Angebote des Betrieblichen Gesundheitsmanagements. Im Bereich „Neue Arbeitszeitmodelle“ prüft die Werkstatt aktuell, ob eine Rahmenvereinbarung des Bundesinnenministeriums auch für das BVA geeignet sein könnte, in der Dinge wie flexible Teilzeitvereinbarungen und mobiles Arbeiten geregelt sind, und plant dazu Pilotprojekte in einzelnen Bereichen.

Ausblick

Die bisherigen Erfahrungen mit dem Format Ideenwerkstatt sind überwiegend positiv. Es wurde erstmals der Werkstattgedanke ins BVA gebracht. Dieser kann nun von anderen Bereichen genutzt und weiter ausgebaut werden, wodurch sich eine neue Arbeitsweise etabliert. Gleichzeitig formt die Ideenwerkstatt neue Ideen, um die Vision des Arbeitsplatzes der Zukunft für das BVA und die Verwaltung zu gestalten. Konkrete Fragestellungen werden in "Themenwerkstätten" inhaltlich mit weiteren Kolleginnen und Kollegen aus dem BVA bearbeitet. Damit wird der neue Charakter der Arbeitswelt ins Haus transportiert, sodass sich eine neue Behördenkultur entwickeln kann.