Alte Strukturen neu organisieren: arbeiten in selbstbestimmten Kreisen

In vielen großen Konzernen wandern Aufgaben von oben nach unten und werden dort von den Mitarbeitenden abgearbeitet – mal mehr, mal weniger motiviert. Doch was wäre, wenn Beschäftigte selbst entscheiden dürften, welche Aufgaben sie bearbeiten? Das testet das Pharma- und Medizinbedarfs-Unternehmen B. Braun Melsungen AG. Im Experimentierraum "Tasks & Teams" bricht es alte Strukturen auf und baut Hierarchien ab: Starre Organigramme gibt es für die 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilungen Corporate Communications und Human Resources nicht mehr. Sie arbeiten vernetzt in Kreisen, unternehmensintern Circles genannt, und kümmern sich selbstbestimmt um Aufgaben und Themen.

Aufgaben anders verteilen

Der Experimentierraum von B. Braun Melsungen fußt auf mehreren Beobachtungen: Das Tagesgeschäft ist flexibel, die Teamstrukturen waren es bislang nicht – und wurden den Anforderungen somit nicht gerecht. Also suchte die Bereichsleitung nach einem Weg, um die Arbeit sinnstiftender zu gestalten und Zusammenarbeit und Führung zu verändern. Zudem war es bislang üblich, für neue Aufgaben neue Mitarbeitende einzustellen. Das kritisierte der Vorstand. Stattdessen sollten intern Expertinnen und Experten für weitere Bereiche aufgebaut werden. Dazu brauchte es einen Ansatz, um Aufgaben anders zu verteilen und Arbeit neu zu denken. Die Lösung: Tasks & Teams. Sie ermöglicht, unabhängig vom Organigramm zusammenzuarbeiten, selbst organisiert zu handeln und sich fachlich weiterzuentwickeln. Der Startschuss fiel im Februar 2017 in den Pilotabteilungen Corporate Communications und Human Resources. Ein Start-up begleitete sie und machte sie mit Prinzipien selbst organisierter Arbeitsweisen vertraut.

Losgelöst loslegen

Schon im Veränderungsprozess übten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das, was später ihr Alltag werden würde: In eigenständigen Teams entwickelten sie, wie Tasks & Teams in der Praxis aussehen sollte. Der Circle „Koordination“ etwa entwarf einen Prozess, nach dem Aufgaben transparent ausgeschrieben werden können. Darum kümmert der Circle sich weiterhin, etwa mit wöchentlichen Stand-up-Meetings oder am Kanban-Board – einem Tool zur Visualisierung von Arbeitsprozessen. Der Circle "People" wiederum hat die Menschen in den Bereichen und ihre Kompetenzen im Blick und schult bei Bedarf.

Inzwischen konstituiert sich auf diese Weise für größere neue Aufgaben ein Arbeitskreis, der lose und flexibel organisiert ist, sich selbst steuert und sich nach der Erarbeitung eines Ergebnisses wieder auflösen kann. Dabei entscheidet jede Gruppe selbst, wie sie zusammenarbeiten möchte – und verändert damit grundlegend geübte Prozesse und Strukturen. Das wird im Arbeitsalltag deutlich: Im Circle "Veranstaltungen" etwa organisieren nun Unterarbeitskreise einzelne Events auf Basis der Jahresplanung. Der Circle "Talentmanagement" hingegen entwickelte ein Tool, mit dem sich Beschäftigte intern auf jene Jobs bewerben können, die ihren Kompetenzen und Erfahrungen entsprechen. Vorher gab es hierfür einen eigenen Funktionsbereich, jetzt bearbeitet ein interdisziplinär besetzter Circle das Thema.

Organigramm war gestern

Damit diese Zusammenarbeit funktioniert, einigen sich die Teams im Vorfeld darauf, wie sie Entscheidungen treffen. Die meisten Kreise folgen dem Konsentprinzip. Dabei gilt etwas als entschieden, wenn es keine Einwände mehr gibt.

Mit Tasks & Teams können sich die Beschäftigten stärker engagieren und ihre Kompetenzen erweitern. Gleichzeitig arbeiten sie kooperativer, agiler und transparenter zusammen. Statt in starren Organigrammen sind die beiden Abteilungen nun nach Themen und Aufgaben organisiert. Der Weg dahin war experimentell – und wird es bleiben. Die Methode ist nicht weniger komplex als die gelernte hierarchische Zusammenarbeit. Auch in einem so freien und offenen System braucht es Regeln, denn nicht immer gibt es klare Antworten auf offene Fragen. So kann es auch vorkommen, dass sich eine vermeintlich tolle Idee in der Praxis nicht bewährt. Wie beispielsweise das Projektbüro, das mit einem intelligenten, komplexen System Projekte priorisieren wollte. Das Fazit: zu komplex, zu bürokratisch.

Kein Ende in Sicht

Inzwischen läuft der Experimentierraum seit eineinhalb Jahren. Zehn Monate nach Projektstart involvierte das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (Fraunhofer IAO) das Pharma- und Medizinbedarfs-Unternehmen in sein Forschungsprojekt "New Work". Die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben den Raum zur Entfaltung erkannt und angenommen. So ist Tasks & Teams in den beiden Pilotabteilungen mittlerweile Alltag und stellt sich neuen Aufgaben wie Weiterentwicklung und Feedbackkultur. Im nächsten Schritt will das Unternehmen Tasks & Teams in weitere Bereiche des Konzerns tragen. Dazu bilden sich 16 Kolleginnen und Kollegen aus der Abteilung Human Resources weiter, um den Entwicklungsprozess intern weiter begleiten zu können. Außerdem gibt es einen "Organisationsentwicklungs"-Circle, der in seiner Arbeit einen speziellen Fokus auf Tasks & Teams legt.