Flexible Schichtarbeit – mit Vertrauen und Teamwork zum Erfolg

Als Steffen Leonhardt gemeinsam mit seiner Frau Stefanie 2009 die familiengeführte Bäckerei seines Vaters übernahm, erkannte die Familie, dass sich das Bäckereigewerbe im Wandel befindet. Immer mehr Betriebe fallen der Schere zwischen günstiger Massen- und exklusiver Nischenproduktion zum Opfer. Wer es nicht schafft, sich in einem der beiden Bereiche klar zu positionieren, dem droht die Geschäftsaufgabe. Ein neues Bäckereikonzept sollte die Bäckerei Leonhardt daher wettbewerbsfähiger machen. Neben einem neuen Angebot wurden der Herstellungsablauf und damit auch die Personalplanung revolutioniert – mit dem Ziel, einerseits die Umsätze zu steigern und andererseits Mitarbeitende zu entlasten und den Beruf der Bäckerin oder des Bäckers attraktiver und familienfreundlicher zu machen.

Neues Bäckereikonzept verändert Schichteinsatz

Seit 2015 setzt die Bäckerei Leonhardt darauf, exklusive und ganztägig frische Produkte anzubieten – und das bei langen Öffnungszeiten von 06:00 bis 18:30 Uhr. Da dieses Konzept nicht mit altbewährten Produktionsprozessen zusammenpasste, veränderte der Betrieb seine Arbeitsabläufe und führte vor drei Jahren eine flexible Schichteinsatzplanung ein. Anstatt in festen Nachtschichten wird seitdem mehrmals am Tag frisch gebacken. Damit reagiert die Bäckerei nicht nur auf Kundenwünsche, sondern auch auf die Bedürfnisse der Beschäftigten. Denn wie viele andere Betriebe hatte die Bäckerei Leonhardt Schwierigkeiten, neue Auszubildende für die Produktion zu finden. Unattraktive Arbeitszeiten bei einer Sechstagewoche, regelmäßige Überstunden sowie zu kurze Regenerationsphasen waren gesundheitlich belastend. Eine Verkürzung und Flexibilisierung der Arbeitszeiten sowie eine umfassende Neukonzeption der Schichteinsatzplanung sollten daher auch neue Anreize für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer schaffen.

Flexible Arbeitszeiten im Schichtdienst: Ohne Vertrauen geht es nicht

Zunächst entschied sich die Geschäftsführung dazu, die gängige Sechstagewoche durch eine Fünftagewoche zu ersetzen. Um dennoch die ganztägige Produktion an sieben Tagen in der Woche zu gewährleisten, mussten nicht nur mehr Mitarbeitende eingestellt werden. Mit dem neuen Schichtplansystem schuf die Bäckerei außerdem mehr Flexibilität und ermöglichte den Beschäftigten eine bessere Work-Life-Balance. Nach einer externen Beratung, mehrmaligen Optimierungsschleifen sowie Rücksprachen zwischen Geschäftsführung und Belegschaft entstand ein rotierendes System, in dem gestaffelte Schichten und freie Tage kontinuierlich abgewechselt und wöchentlich neu geplant werden. Mitarbeitende in der Produktion und das Verkaufspersonal können so auch den Arbeitsbeginn innerhalb einer Woche flexibel gestalten.

Bei der wöchentlichen Planung der Schichten dürfen und sollen sich die Mitarbeitenden beteiligen. Bedarfe und Engpässe werden abgefragt und Wünsche können die Beschäftigten jederzeit äußern. Das System basiert ganz entscheidend auf frühzeitiger Kommunikation, Rücksichtnahme und der Bereitschaft, sich gegenseitig zu vertreten. Eine familiäre Atmosphäre und wertschätzende Betriebskultur machen dies möglich. Um die Beschäftigten mit dem neuen System vertraut zu machen, hat die Geschäftsführung sie von Beginn an mit ins Boot geholt und im Rahmen von halbjährlichen Betriebsversammlungen und Mitarbeitertreffen über alle Schritte informiert.

Qualifizierung und Wertschätzung ermöglichen Flexibilität

Damit trotz knapper Ressourcen individuelle Wünsche der Mitarbeitenden berücksichtigt werden können und Krankheit oder Urlaub keine Probleme bereiten, ist guter Teamzusammenhalt unerlässlich. Zur Etablierung einer wertschätzenden Unternehmenskultur setzt die Geschäftsführung auf verschiedene Maßnahmen.

2016 errichtete der Betrieb einen Durchbruch zwischen Verkaufsraum und Backstube, sodass die Kundschaft direkten Einblick in die Produktion erhält. Ziel der räumlichen Veränderung war es, nicht nur die Nähe zur Kundschaft zu stärken, sondern auch den Bäckerinnen und Bäckern sowie ihrem Handwerk eine Art Bühne und somit Wertschätzung zu geben. Außerdem setzt die Bäckerei auf regelmäßige Fortbildungen – auch für Auszubildende, selbst wenn dies gelegentlich Arbeitsausfälle mit sich bringt.

Positive Bilanz eines experimentellen Prozesses

Die Effekte der Umstrukturierung sind vielfältig. Neben der allgemeinen Entlastung der Beschäftigten ermöglicht der rotierende Schichteinsatzplan eine gerechte Verteilung der Schichten und somit eine bessere Work-Life-Balance für diejenigen, die vorher ausschließlich nachts gearbeitet haben. Die Umstrukturierung benötigte jedoch auch eine gewisse Zeit der Umgewöhnung, insbesondere bei einigen Bäckerinnen und Bäckern, die den nächtlichen Arbeitsbeginn schon lange gewohnt waren. Einige wenige Mitarbeitende verließen den Betrieb aufgrund der weitreichenden Veränderungen. Langfristig konnten die zeitliche und inhaltliche Flexibilisierung die Arbeitsattraktivität jedoch steigern. Die Geschäftsführung macht dies insbesondere an einer geringeren Fluktuation, niedrigem Krankenstand, höheren Bewerberzahlen und einer gestiegenen Identifikation der Beschäftigten mit Beruf und Arbeitgeber fest.

Auf ihrem Erfolg will sich die Bäckerei nicht ausruhen und ist daher weiter auf der Suche nach neuen oder besseren Lösungen. Die Koordination der Nachmittagsschichten sowie die Verlagerung bestimmter Arbeitsschritte von der Nacht auf den Tag sind immer noch herausfordernd. Insbesondere in der Ferienzeit gibt es häufig Engpässe. Zukünftig möchte die Bäckerei auch regelmäßiger Azubi-Treffen organisieren, für die bislang oft noch die nötigen Kapazitäten fehlen, und die Digitalisierung der Arbeitsprozesse stärker vorantreiben.

Die Bäckerei Leonhardt ist Teil des Forschungsprojektes "New Work" des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (Fraunhofer IAO).